Board Evaluation/Self-Assessment কীভাবে করবেন

আমাদের ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা কাঠামো নিয়ে লেখায় আমরা দেখেছি প্রতিষ্ঠান কীভাবে বাইরের ঝুঁকি মোকাবিলা করে। কিন্তু বোর্ড নিজেই কি কার্যকরভাবে কাজ করছে, এই প্রশ্নের উত্তর খোঁজার জন্য নিয়মিত স্ব-মূল্যায়ন প্রয়োজন। এই লেখায় আমরা দেখব কীভাবে একটি অর্থবহ বোর্ড ইভালুয়েশন পরিচালনা করবেন।

একটি বোর্ড বছরের পর বছর একই রুটিনে সভা করে যেতে পারে, অথচ কেউ কখনো প্রশ্ন তোলে না, বোর্ড আসলে কতটা কার্যকরভাবে কাজ করছে। স্ব-মূল্যায়ন এই প্রশ্নের একটি কাঠামোগত উত্তর খোঁজার প্রক্রিয়া। এটি শুধু দুর্বলতা খুঁজে বের করার জন্য নয়, বরং কোন অনুশীলনগুলো ভালো কাজ করছে তা চিহ্নিত করে সেগুলো আরও জোরদার করার জন্যও সমান গুরুত্বপূর্ণ।

• কার্যকারিতা যাচাই। সভাগুলো কি প্রকৃত সিদ্ধান্তে পৌঁছাচ্ছে, নাকি শুধু তথ্য উপস্থাপনে সীমাবদ্ধ থাকছে।
• গতিশীলতা পরীক্ষা। সব সদস্য কি সমানভাবে মতামত দেওয়ার সুযোগ পাচ্ছেন, নাকি কয়েকজনই আলোচনা নিয়ন্ত্রণ করছেন।
• দক্ষতার ফাঁক চিহ্নিতকরণ। বোর্ডে কোন ক্ষেত্রে অতিরিক্ত অভিজ্ঞতা প্রয়োজন, যেমন প্রযুক্তি বা আন্তর্জাতিক বাণিজ্য।
• উত্তরাধিকার পরিকল্পনা। কোন পরিচালকের মেয়াদ শেষ হচ্ছে এবং পরবর্তী প্রস্তুতি কেমন।

প্রথম ধাপে বোর্ডের কাঠামো, সভার কার্যকারিতা, তথ্য প্রবাহ এবং কমিটির কাজ নিয়ে একটি সুনির্দিষ্ট প্রশ্নমালা তৈরি করতে হয়। দ্বিতীয় ধাপে প্রতিটি পরিচালকের কাছ থেকে গোপনীয়তার সাথে লিখিত বা মুখোমুখি মতামত সংগ্রহ করতে হয়, যাতে কেউ সহকর্মীর সামনে সত্যি কথা বলতে অস্বস্তি বোধ না করেন। তৃতীয় ধাপে সব মতামত সংকলন করে একটি নিরপেক্ষ সারসংক্ষেপ তৈরি করতে হয়, এই কাজটি অনেক সময় একজন বহিরাগত পরামর্শক বা কোম্পানি সেক্রেটারি করেন। চতুর্থ ধাপে ফলাফল সম্পূর্ণ বোর্ডের সামনে উপস্থাপন করে খোলাখুলি আলোচনা করতে হয়, নির্দিষ্ট কোনো ব্যক্তিকে আক্রমণ না করে প্রাতিষ্ঠানিক দৃষ্টিকোণ থেকে। আর পঞ্চম ধাপে চিহ্নিত দুর্বলতাগুলোর জন্য একটি সুনির্দিষ্ট উন্নতির পরিকল্পনা তৈরি করে পরের বছরের মূল্যায়নে তার অগ্রগতি পরীক্ষা করতে হয়।

একটি ভালো মূল্যায়ন প্রশ্নমালা সাধারণত কয়েকটি ক্ষেত্রে বিভক্ত থাকে।

বোর্ড স্ব-মূল্যায়ন একটি প্রতিষ্ঠানের গভর্নেন্স সংস্কৃতিকে ভেতর থেকে শক্তিশালী করার সুযোগ দেয়। সৎ মতামত এবং ফলাফল নিয়ে প্রকৃত পরিকল্পনা না থাকলে এই প্রক্রিয়া কেবল কাগজের আনুষ্ঠানিকতায় পরিণত হয়। পরের ও এই সিরিজের শেষ লেখায় আমরা দেখব কোড-২০১৮ অনুযায়ী একটি সম্পূর্ণ কমপ্লায়েন্স চেকলিস্ট, যা এই সিরিজের সবকিছুকে একত্র করবে।