অডিট কমিটির মিটিং এজেন্ডা কীভাবে তৈরি করবেন

আমাদের কোম্পানি সেক্রেটারি হওয়ার ক্যারিয়ার পথ নিয়ে লেখায় আমরা দেখেছি, অডিট কমিটির সভা আয়োজনে তার ভূমিকা কতটা গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু একটি সভা তখনই অর্থবহ হয়, যখন তার এজেন্ডা সুনির্দিষ্টভাবে তৈরি করা হয়। এই লেখায় আমরা দেখব একটি কার্যকর অডিট কমিটির এজেন্ডা ধাপে ধাপে কীভাবে তৈরি করবেন।

অডিট কমিটি হলো বোর্ডের সেই অংশ, যারা আর্থিক প্রতিবেদন প্রক্রিয়া, অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা এবং নিরীক্ষকের কাজ সারা বছর ধরে তদারকি করে। একটি দুর্বল এজেন্ডা মানে সভা শুধু আনুষ্ঠানিকতায় শেষ হয়, আর একটি সুসংগঠিত এজেন্ডা নিশ্চিত করে কমিটি তার সময়ের মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ঝুঁকিগুলোতে মনোযোগ দিতে পারছে।

প্রথম ধাপে আগের সভায় নেওয়া সিদ্ধান্তগুলোর বাস্তবায়ন অগ্রগতি পর্যালোচনা করে শুরু করা উচিত, যাতে কোনো সিদ্ধান্ত হারিয়ে না যায়। দ্বিতীয় ধাপে ত্রৈমাসিক বা বার্ষিক আর্থিক প্রতিবেদনের মূল পরিবর্তন ও হিসাব নীতির বিষয়গুলোর জন্য পর্যাপ্ত সময় রাখতে হয়। তৃতীয় ধাপে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা বিভাগের সাম্প্রতিক প্রতিবেদন এবং তাদের পর্যবেক্ষণের অগ্রগতি অন্তর্ভুক্ত করা জরুরি। চতুর্থ ধাপে সংশ্লিষ্ট পক্ষের সাথে যেকোনো নতুন বা চলমান লেনদেনের বিস্তারিত পরীক্ষার জন্য একটি সুনির্দিষ্ট আইটেম রাখা উচিত। পঞ্চম ধাপে বহিরাগত নিরীক্ষকের সাথে ব্যবস্থাপনার উপস্থিতি ছাড়াই একটি পৃথক আলোচনার সময় রাখা ভালো অনুশীলন। আর ষষ্ঠ ধাপে সম্পূর্ণ এজেন্ডা এবং সংযুক্ত সব নথি সভার অন্তত তিন থেকে পাঁচ দিন আগে সদস্যদের কাছে পাঠিয়ে দেওয়া উচিত।

একটি আদর্শ অডিট কমিটি এজেন্ডা সাধারণত নির্দিষ্ট কয়েকটি ভাগে সাজানো থাকে।

• প্রশাসনিক অংশ। কোরাম নিশ্চিতকরণ এবং আগের সভার মিনিটস অনুমোদন।
• আর্থিক প্রতিবেদন অংশ। চলতি প্রান্তিকের আর্থিক প্রতিবেদন, গুরুত্বপূর্ণ অনুমান ও সিদ্ধান্তমূলক হিসাব নীতি।
• তদারকি অংশ। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা, ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার হালনাগাদ।
• কমপ্লায়েন্স অংশ। সংশ্লিষ্ট পক্ষের লেনদেন, আইনি মামলা এবং নিয়ন্ত্রক সংস্থার কোনো নতুন নির্দেশনা।
• অন্যান্য অংশ। যেকোনো জরুরি বিষয় যা নির্ধারিত এজেন্ডার বাইরে উঠে আসতে পারে।

কোড-২০১৮ এর কন্ডিশন ৫ অডিট কমিটির গঠন ও কার্যপ্রক্রিয়ার জন্য সুনির্দিষ্ট নিয়ম দেয়। কমিটিতে কমপক্ষে তিনজন নন-এক্সিকিউটিভ সদস্য থাকতে হয়, যাদের অন্তত একজন স্বাধীন পরিচালক, এবং চেয়ারপারসনকেও স্বাধীন পরিচালক হতে হয়। বছরে অন্তত চারটি সভা বাধ্যতামূলক, এবং কোরাম পূর্ণ হতে হয় কমপক্ষে দুইজন সদস্য বা মোট সদস্যের দুই-তৃতীয়াংশের উপস্থিতিতে, এই দুটির মধ্যে যেটি সংখ্যায় বেশি।

একটি সুসংগঠিত এজেন্ডা অডিট কমিটির সভাকে আনুষ্ঠানিকতা থেকে বাস্তব তদারকিতে রূপান্তরিত করে। স্বাধীন পরিচালক এবং কোম্পানি সেক্রেটারির যৌথ প্রস্তুতিই এই প্রক্রিয়াকে কার্যকর করে তোলে। এই সিরিজের পরের লেখায় আমরা দেখব বোর্ড চার্টার কীভাবে লিখবেন, যা পুরো বোর্ডের কাজের নিয়মকানুন একটি নথিতে একত্র করে।